Địa chỉ doanh nghiệp xin chia sẻ một số kinh nghiệm cho các bạn. Các doanh nghiệp có thể tăng tốc thu tiền từ
những hoá đơn phải thu của họ và tránh được việc thanh
toán trễ hạn bằng cách lập một kế hoạch ra hoá đơn thật hiệu
quả. Dưới đây là các bước bạn nên làm khi gặp các khách hàng chậm
trễ trong việc trả tiền.
Thiết kế một hoá
đơn hiệu quả
Phải đảm bảo rằng các hoá đơn của bạn được lập
rõ ràng, chính xác, chi tiết và dễ đọc. Mỗi hoá đơn nên bao
gồm tổng số tiền, số thứ tự của đơn hàng; tên và địa
chỉ khách hàng; tên công ty của bạn, địa chỉ, và số thẻ
cá nhân. Bạn cũng phải ghi rõ tên và số điện thoại của một
người chịu trách nhiệm trong công ty bạn để họ
liên hệ nếu họ có thắc mắc. Nếu có thể, liệt kê rõ từng loại
chi phí. Sẽ khó tranh cãi đối với
một hoá đơn đã được liệt kê rõ ràng từng chi tiết,
và nếu như có tranh chấp về một chi phí nào đó, bạn có thể yêu cầu
trả tiền một cách hợp pháp đối với khoản mục đã được liệt
kê nhưng không phát sinh tranh cãi. Các hoá đơn cũng nên bao
gồm điều khoản hướng dẫn khách hàng liên hệ với bạn nếu có bất cứ
vấn đề gì xảy ra với dịch vụ của bạn, và nêu rõ mức
phạt đối với các khoản thanh toán chậm.
Gửi hoá đơn
nhanh
Bạn càng gửi hoá đơn đi sớm, bạn càng nhận được
tiền sớm. Một số doanh nghiệp nhỏ gửi hoá đơn đi hàng tháng nhưng
đây là một sai lầm vì nó có thể làm chậm trễ một số hoá đơn thu
tiền tới 2-3 tuần. Để tránh điều đó, bạn hãy cố gắng gửi hoá
đơn trong vòng 1-2 ngày kể từ khi giao hàng hoặc kể từ khi hoàn tất
công việc.
Gửi hoá đơn đúng tên
người nhận
Gửi hóa đơn sai tên người nhận có thể làm cho
việc thanh toán bị chậm từ 30 đến 60 ngày vì nó bị chuyển đi lòng
vòng quanh công ty. Bạn hãy nói chuyện trực tiếp với khách hàng và
hỏi rõ bạn nên gửi hoá đơn cho ai. Nếu hoá đơn gửi đến tên một
ai đó không phải là người bạn thường xuyên liên hệ, bạn nên
gọi điện thoại và tự giới thiệu về bạn trước khi bạn gửi hoá đơn
đi. Nếu bạn gửi hoá đơn cho người giữ sổ sách hoặc phòng kế toán
của bên khách hàng , bạn hãy thông báo cho người trực tiếp
mua hàng và gọi điện thoại sau đó để nhắc thanh
toán.
Theo sát quá trình thu tiền
sau khi gửi hoá đơn cho khách hàng
Người giữ sổ sách rất dễ bỏ qua một hoá đơn nếu
bạn không theo dõi tình hình bằng cách gọi điện
thoại kiểm tra. Một cuộc gọi ngắn sẽ cho bạn biết hoá
đơn của bạn đã tới nơi và nó đang được giải quyết. Nếu việc thanh
toán không xảy ra đúng hạn, bạn hãy gọi cho người
giữ sổ sách của khách hàng một lần nữa để xác định thời
gian sẽ thanh toán hoá đơn và theo dõi sát hàng tuần cho đến khi
bạn nhận được tiền.
Đăng nhận xét